Datenschutzhinweise für Mitarbeitende
Datenschutzhinweise für Mitarbeitende
Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis bei uns aufklären.
Nachfolgend finden Sie Informationen, über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gem. der DS-GVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Komax SLE GmbH & Co. KG
Technopark 4
94481 Grafenau
Phone +49 8552-72 30-000
Fax +49 8552-72 30-001
Mail: info.gra@komaxgroup.com
Angaben zum Datenschutzbeauftragten
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
41460 Neuss
E-Mail: TeamPrivacy@creditreform-compliance.de
Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grund der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Wir erheben von Ihnen personenbezogene Daten, soweit dies für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich ist.
- Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir auf Grund der Beschäftigung als Arbeitgeber unterliegen, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
- Letztlich kann es sein, dass wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVOverarbeiten, sofern Sie uns für den dann jeweils konkret benannten Zweck freiwillig eine Einwilligung hierzu erteilen.
- Es kann vorkommen, dass wir auch Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO verarbeiten. Dies kann z.B. erforderlich sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder zur Sicherung des Hausrechts bei Vorliegen weiterer Voraussetzungen.
- Sofern wir im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten, ist die Rechtgrundlage hierfür Art. 9 Abs. 2 und 4 DS-GVO ggf. i.V.m. § 22 BDSG.
Welche Daten bzw. Datenkategorien werden wir verarbeiten?
Wir verarbeiten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses unterschiedliche Kategorien von personenbezogenen Daten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Datenerhebungen und -verarbeitungen nur erfolgen, sofern sie durch eine der oberen Rechtsgrundlagen legitimiert sind.
Daten, die wir benötigen:
Wir erheben von Ihnen personenbezogene Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören:
- Stammdaten, wie z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Personalnummer, Geschlecht, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit
- Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören z. B. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können
- Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, etc.) oder Arbeitszeiten.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten auch gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen.
- Bspw. erheben wir steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören u.a. Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession (nur sofern steuerrechtlich relevant).
- Wir erheben auch Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, damit die steuerliche Berechnung entsprechend angepasst werden kann.
- Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.
- Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Ggf. bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich einen Vermerk über die Prüfung der Elterneigenschaft in Ihre Personalakte auf und geben die Unterlagen zurück bzw. vernichten diese.
Freiwillige Angabe:
- Wir fragen Sie nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX (Zusatzurlaub, Kündigungsschutz, etc.) wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 160 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig.
Gegebenenfalls verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Basis Ihrer Einwilligung.
- Dies erfolgt, sofern wir Sie z.B. um Fotos bitten, um Ihre Kontaktdaten als Ansprechpartner auf unserer Webseite mit Ihrem Bild zu ergänzen. Die Abgabe der Einwilligung ist freiwillig und kann durch Sie jederzeit widerrufen werden, näheres s. Punkt 11.
Weitere Datenverarbeitungen:
Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.
Aus welchen Quellen beziehen wir Ihre Daten?
Grundsätzlich erhalten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Weitere Daten entstehen im Beschäftigungsverhältnis selbst (z.B. Ihre Urlaubszeiten).
Im Einzelfall kann es vorkommen, dass wir personenbezogene Daten zu unseren Beschäftigten von Dritten erhalten, hierbei handelt es sich insbesondere um die folgenden Stellen:
- Die für die Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge relevanten Daten, wie z.B. die in § 39 e Einkommenssteuergesetz geregelten Daten, erheben wir ggf. direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.
- Im Rahmen von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen erhalten wir die Rückmeldung vom arbeitsmedizinischen Dienst, dass die jeweilige Vorsorge durchgeführt wurde und wann die nächste Vorsorge ansteht.
An welche Stellen werden meine Daten übermittelt?
Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, sofern dies zwingend erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht, z. B. an:
-
- Banken zur Auszahlung von Lohn- und Gehalt,
- Sozialversicherungsträger und Finanzämter zur Befolgung unserer gesetzlichen Pflichten.
Ggf. geben wir Ihre Daten auch an Dienstleister weiter, die uns z. B. in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, EDV oder der Archivierung und Vernichtung unterstützen und mit denen, soweit aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich, gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.
Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Im Rahmen unserer Geschäftsprozesse kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Gesellschaften der KOMAX Group in der Schweiz zu übermitteln bzw. mit diesen auszutauschen. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.
Eine Datenübermittlung in weitere Drittstaaten findet nicht statt.
Wie lange werden wir Ihre Daten speichern?
Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde und gesetzliche Aufbewahrungsfristen der Vernichtung / Löschung nicht mehr entgegenstehen.
Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.
Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern diese auf Basis einer Interessensabwägung verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten, es sei denn, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO sowie § 26 Abs. 2 BDSG), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dies gilt auch dann, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
Sie können den Widerruf an die oben genannten Kontaktdaten richten.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten / Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Die Übermittlung Ihrer Daten an uns ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber zur Abwicklung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich. Des Weiteren können im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses gesetzliche Pflichten zu beachten sein, die uns zur Erhebung / Verarbeitung bestimmter Daten verpflichten. Sind Daten aufgrund von gesetzlichen Pflichten bereitzustellen, kann ohne die Bereitstellung die damit verbundene Leistung nicht erbracht werden.
Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet bei Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht statt.